Типовой функционал конфигурации 1С: Документооборот в части учета внутренних документов компании строится вокруг центрального объекта метаданных — Справочника «ВнутренниеДокументы». Данный справочник имеет набор реквизитов, который по мнению разработчиков фирмы «1С», должен покрыть основные потребности построения документооборота организаций. Это, например, такие реквизиты как «Организация», «Подразделение», «Проект» — описывающие структуру компании, «Контрагент», «Сумма», «Срок действия» — предназначенные для учета финансово-хозяйственных документов.

Как можно использовать дополнительные реквизиты

При реальном использовании 1С Документооборота как правило типового набора реквизитов недостаточно чтобы охватить бизнес-логику конкретной компании. Всегда требуется более широкий набор аналитик, позволяющий вести документооборот в соответствии с реальными запросами конечных потребителей.

Так, например, состав реквизитов справочника «ВнутренниеДокументы» слабо покрывает потребности кадрового учета. Вот типовые реквизиты справочника:

Типовые реквизиты справочника Внутренние документы

Пожалуй, основные документы блока «Кадры», которые требуют учета и согласования в крупных организациях, это:

  • Заявка на подбор персонала
  • Заявка на прием
  • Заявка на кадровое перемещение

Уже при первом приближении становится ясно, что типовой состав реквизитов не сможет обеспечить нормальный учет таких сущностей. Навскидку можно назвать реквизиты, которых не достает: «СНИЛС», «ИНН», «ФИО кандидата», «Телефон кандидата».

Почему дополнительные реквизиты лучше

Рассмотрим какие есть варианты решения данной проблемы:

1. Добавить новый объект конфигурации. Например, можно добавить справочник «Заявка на прием» с необходимым составом реквизитов. Минусы такого решения очевидны. Для того чтобы типовые механизмы конфигурации «подхватили» новый справочник придётся внести изменений в очень большое количество программных модулей.

2. Добавить необходимые реквизиты в типовой справочник «ВнутренниеДокументы». Данный вариант нивелирует минусы п.1, но если представить сколько реквизитов придётся добавить, чтобы покрыть потребности всех пользователей компании, а не только кадровой службы, то он выглядит не таким «изящным».

3. Использовать типовой механизм конфигурации «Дополнительные реквизиты». Данная подсистема идет в составе БСП. Если кто не знает Библиотека стандартных подсистем (БСП) — это набор объектов конфигурации и программных модулей, реализующих функционал, который повторяется практически во всех конфигурациях 1С и дает разработчикам уже готовый каркас для построения своих конфигураций. Плюсом данного решения является то что не требуется вносить изменения в структуру метаданных конфигурации и менять логику работы типовых модулей для поддержки «самописных» объектов. К минусам можно отнести более сложную структуру хранения и доступа к данным этих реквизитов, а также необходимость «допиливания» интерфейса типовых форм для более удобной работы пользователей с дополнительными реквизитами.

Итоги

Как видим, подсистема «Дополнительные реквизиты» является наиболее оптимальным вариантом решения проблемы нехватки аналитики при внедрении документооборота на специфичных участках учета в компаниях. Используя данный механизм БСП можно с наименьшими трудозатратами решить поставленные задачи автоматизации учета и обеспечить последующую масштабируемость и поддержку решения.